لیان آکادمی | آموزش موفقیت و توسعه فردی
برای مدیریت زمان و برنامه ریزی موثر، لازم است انبوه کارهایی که در برابرتان است الویت بندی کنید تا بتوانید وقت و انرژی‌تان را به کارهای مهم معطوف کنید. الویت بندی کلید مدیریت زمان است تا از هدر دادن زمان برای موارد کم‌اهمیت اجتناب شود.
هنگامی که تعداد زیادی کار بر دوشمان سنگینی میکند، اکثریت افراد در تشخیص بین فوری و مهم به مشکل برمی‌خورند. می‌گذاریم فوریت‌های کوتاه مدت، ظالمانه بر ما حکومت کنند و آنچه را که واقعا برای رشد و تکامل دراز مدتمان مهم است از دست می‌دهیم. در چنین وضعیتی احساس رضایت تقریبا غیرممکن است. مدیریت زمان باعث می‌شود وقت محدودتان را برای مهم‌ترین کارها اختصاص دهید و کارهایی که در الویت نیستند، در صورتی انجام شوند که زمانی برای انجام آنها باقی مانده باشد.
اگر برنامه‌ای برای استفاده درست از زمانتان نداشته باشید، هر لحظه کاری شما را به خود مشغول میکند اما در نهایت می‌بینید که کاری مفیدی انجام نداده‌اید. مدیریت زمان یک مهارت است که در صورت تمرین می‌تواند باعث شود که بهترین استفاده را از زمانتان داشته باشید.
اهداف
اهداف هم برای تشخیص و هم برای تمرکز بر الویت‌ها به شما کمک میکند، تا بتوانید تلاش‌هایتان را بر آنچه واقعا برایتان مهم است متمرکز کنید. برای اینکه بر آشفتگی کارهای روزمره چیره شوید و الویتهایتان را درست تعیین کنید ابتدا لازم است خواسته حقیقی که از زندگی را درست تشخیص دهید.
اهداف مانند یک نقشه راه عمل می‌کنند و به شما می‌گویند که مهم‌ترین کار شما در هر زمان چیست تا یک برنامه ریزی اصولی داشته باشید. در بحث برنامه ریزی و مدیریت زمان نیاز است که دید بلند مدتی به زندگی داشته باشید.
یادداشت کردن هدف‌های زندگی باعث می‌شود، آنها را ملموس و دقیق مشخص کنید. هنگامی که هدف‌ها را تنها در مغزتان نگاه می‌دارید، به آسانی گرفتار به تعویق انداختن کارهایی می‌شوید که به خودتان قول داده بودید آنها را انجام دهید. “بیانیه مکتوب اهداف زندگی” بر این حقیقت تاکید دارد که زندگی و وقت‌تان محدود است و اگر می‌خواهید هدف‌هایتان را تحقق بتخشید، باید بی‌درنگ اقدام کنید. این کار به شما کمک میکند تا تلاش‌هایتان را متمرکز کنید و با انگیزه باشید. بنابراین اهداف مهم زندگی‌تان را به صورت مکتوب درآورید.
اگر برای تحقق اهداف زیادی تلاش می‌کنید، به احتمال قوی آن قدر وقت کم می آورید که هیچ‌کدام از اهدافتان را تحقق نمی‌بخشید. همه هدف‌ها به استثنای مهم‌ترین آنها را حذف کنید.
مشکلی که افراد عموما ضمن انجام این کار با آن مواجه می‌شوند این است که تعداد علایق و خواسته‌هایشان به قدری زیاد است که تعیین هدف‌ها برایشان سخت است. این موضوع شبیه حضور بچه‌ای در کارخانه شکلات سازی است که هر لحظه چیزی توجه او را به خود جلب میکند.
روشی مفید برای اینکه اهدافتان اثر گذارتر شوند، استفاده از نگرش “اهداف روشن” است. مطمئن شوید که هر یک از اهدافتان دقیق، دست یافتنی و زمان دار است. زمانی که برای آنچه که در ذهن‌تان است برنامه ریزی دقیق با زمان شروع و پایان و نقشه راه تعیین می‌کنید، می‌توانید بگویید که هدف دارید.
پنج هدف را که در نظرتان مهم‌ترین‌‌ها هستند را انتخاب کنید، این پنج هدف در حال حاضر بیشترین تاثیر را بر زندگی شما دارند. برخی اهداف می‌توانند برای همیشه حذف نشوند، تنها در حال حاضر در الویت اول شما نباشند.
فعالیتهای روزانه خود را برای مدیریت بهتر زمان به چند دسته تقسیم کنیم؟
بیشتر افراد کارهایی که طی روز انجام می‌دهند در راستای اهداف زندگی‌شان نیست. ولی برای اثربخشی کارها بسیار مهم است که ارتباطی بین هدف‌های زندگی و وظایف روزانه ایجاد کنیم.
در هر لحظه می‌توانید درگیر سه مقوله کاری باشید:
• سازماندهی کارهای عقب افتاده
• انجام کارهای برنامه ریزی شده
• واکنش به کار برنامه‌ریزی نشده
کارتان را بر حسب این سه مقوله ارزیابی کنید و سپس نظر بدهید که آیا تعادل بین آنها درست است یا نادرست. اگر برای مقوله دوم وقت بسیار کم و برای مقوله سوم وقت بسیار زیادی صرف می‌کنید انجام اقدامات اصلاحی ضروری است.
ارزیابی فعالیت‌ها به این دلیل است که مطمئن شوید بین کارهای روزمرتان و فعالیتهای باارزشی که شما را به سوی اهدافتان پیش می‌برد تعادلی مطلوب برقرار است. این سوال را از خودتان بپرسید: آیا فعالیتهای روزانه‌ام من را به سوی اهدافم پیش می‌برد؟
زمانی را به بازنگری فعالیتهای روزانه‌تان اختصاص دهید: چه تعداد از آنها در راستای اهدافتان است؟ اگر پاسخ “نه چندان زیاد” است، پس این یک هشدار مهم برای بازبینی فعالیتهای روزانه است.
زمان بندی ابزاری است که باید از آن برای اختصاص وقت به الویتهایتان و حذف امور کم‌اهمیت استفاده کنید. نکته اصلی این است که در حذف کارهایی که برای انجامشان وقت ندارید، جدی باشید.
حتی اگر همه هدف‌ها و کارهای‌تان را برنامه‌ریزی کرده باشید، در صورتی که نتوانید آشفتگی‌های قبلی را حذف کنید، دچار مشکل خواهید شد. آشفتگی یعنی هر چیزی که شما را پریشان میکند و وقت، انرژی شما را بگیرد، بدون اینکه نتایج مشخصی به بار آورد. زمانی را به این کار اختصاص دهید و ببینید از گدشته پرونده چه کارهایی همچنان باز است و نیاز است که تعیین وضعیت شوند. این دسته کارها بخشی از ذهن شما را مشغول می‌کنند و اجازه نمی‌دهند که تمرکز کافی برای کارهای مهم داشته باشید.
مسائلی هست که شما باید دیروز درباره‌اش اقدام می‌کردید اما به دلایلی انجام نشده‌اند و با گذشت روزها، بر روی هم جمع شده‌اند و باعث خستگی ذهنی می‌شوند. تکلیف خود را با این کارها برای همیشه مشخص کنید.
در کنار آشفتگی ذهنی، آشفتگی فیزیکی نیز وجود دارد. میتوان به نامه‌ها، یادداشت‌ها، گزارش‌ها، روزنامه‌ها، صورت‌حساب‌ها و طرحها اشاره کرد که نیاز به حذف یا سازماندهی دارند. مرتب کردن محیط تاثیر مهمی بر کارایی و بازدهی شما دارد، اما غالبا به انجام این کار به عنوان جنبه‌ای از مدیریت زمان و برنامه ریزی بی‌توجهی می‌شود. هنگامی که آشفتگی فیزیکی زیاذ است، سعی کنید هر روز وقتی را برای نظم دهی به محیط اطراف کنار بگذارید. هر روز حدود ۱۵ دقیقه برای مرتب کردن محیط کافی است. آن را مانند هر تعهد دیگری در سررسیدتان بنویسید و به آن توجه کنید.
هر یک از ما کمی اطلاعات را می‌توانیم در هر آن در خاطر نگاه داریم. اگر توجه‌تان، صرف به خاطر آوردن فعالیتهای گذشته شود، نمی‌توانید بر کار در دست‌تان تمرکز کنید. اگر همه افکارتان را یادداشت کنید، تمرکز و کارایی‌تان را بهبود می‌بخشید، تا در زمان مناسب به آنها رسیدگی کنید. شما نمی‌توانید تمام برنامه‌ها و اهدفتان را در ذهن‌تان نگاه دارید، نیاز است که با نوشتن نظمی به ذهن و زندگی خود بدهید. یکی از بهترین روشها برای هدفگذاری و برنامه ریزی، ژورنال نویسی است.
هنگامی که سرانجام بتوانید عوامل حواس‌پرتی را از ذهن‌تان خارج کنید، ذهن‌تان از چسبیدن به کارهای بی‌ارزش خلاص می‌شود و به شما مجال می‌دهد تا تلاش‌هایتان را بر سایر کارهای با ارزش از جمله پی‌گیری فعالیتهای درجه یک متمرکز کنید.
اگر متوجه شدید که غالبا حواستان پرت می‌شود، همیشه دفتر یادداشتی همراه داشته باشید. هرگاه فکری مزاحم به ذهن‌تان خطور میکند آن را یادداشت کنید و سپس در صورتی که فوری نباشد آن را فراموش کنید. عمل نوشتن باعث می‌شود که ذهن شما از افکار مزاحم خالی شود.
ذهن‌تان یعنی وجودتان را میتوان به خانه‌ای تشبیه کرد. پس نخستین اقدام، پاک کردن خانه از همه چیزها به جز آنهایی است که برای موفقیت ضروری‌اند. جان مکدونالدزمانی که برنامه‌ریزیتان را انجام دادید، زمان عمل فرا می‌رسد اما ظاهرا موانعی ظاهر می‌شوند. برنامه زمان‌بندی به شما می‌گوید که باید چه کار کنید، ولی نمی‌توانید آن را انجام دهید. چه چیزی مانع شما است؟
اگر اجازه دهید که این موانع شما را از برنامه‌های‌تان منحرف کنند، هرگز موفقیت چندانی کسب نخواهید کرد. لازم است تلف‌کنندگان وقت را بشناسید و با آنها برخورد کنید.
گاهی اوقات موانع، شرایط بیرونی‌اند که خود را به برنامهتان تحمیل میکند. اما گاهی ترس‌ها و نگرانی‌های خودتان یا جنبه‌‌هایی از شخصیت شما است که مانع پیشرفت می‌شود.
بررسی منظم هفتگی دستاوردها، مفید خواهد بود. هر هفته، در هر پنج‌شنبه یا جمع یک بازنگری ۲۰ دقیقه‌ای روی برنامه‌ریزی خود داشته باشید. از این مدت برای بررسی و تفکر درباره آنچه که در طول هفته انجام داده‌اید یا برنامه‌هایی که عملی نشده‌اند، استفاده کنید.
• هر اقدامی را که در آن موفق نبوده‌اید بررسی کنید و آنچه را که مانع انجام آن شده است یادداشت کنید.
• از خودتان بپرسید آیا دلایل‌تان موجه بوده است.
• سعی کنید برنامهتان را دقیق‌تر بسنجید. شاید بیش از حد بلند‌پروازانه بوده است یا وقفه‌های زیادی بین آن ایجاد کرده‌اید.
• نتیجه گیری کنید و سپس اقدام مناسب را انجام دهید.
مهم‌ترین سارقان مدیریت زمان کدامند؟
در اینجا مهم‌ترین سارقان زمان را بررسی می‌کنیم که مانع تلاش برای اقدام به عمل هستند. اکثر موانع را میتوان تحت سه عنوان اصلی طبقه‌بندی کرد:
مزاحمت‌ها: سایر افراد سارق وقت و توجه‌تان‌اند و شما را از مسیر خارج می‌کنند. وقفه‌ها بخشی از زندگی روزمره هر فرد است. با این حال، هنگامی که این وقفه‌ها زیاد شوند، مشکلات بروز می‌کنند. اگر وقفه‌ها زیاد رخ می‌دهند سعی کنید گزارشی از همه ملاقات‌ها، تماس‌های تلفنی و سایر عوامل مزاحم در طول یک هفته تهیه کنید. بعد بررسی کنید که این سارقان وقتی چه کسانی هستند و در چه موقعیت‌هایی ایجاد می‌شود.
کمالگرایی: یعنی وسواس ذهنی نامتعارف که تشخیص زمان تکمیل کار را مشکل میکند. وسواس و کمالگرایی مانعی جدی هستند، کمالگرایی یعنی در حال انجام کاری هستید و آن را هم خوب انجام میدهید، ولی هرگز راضی نمی‌شوید و دائما آن را اصلاح می‌کنید.
کارهایی را که اصرار دارید بیش از حد ادامه‌شان بدهید، تشخیص دهید و برایشان موعدی در نظر بگیرید. بلافاصله بعد از آنها سایر کارها را در برنامه زمانی بگنجانید تا مجبور باشید به حرکت‌تان ادامه دهید و وقت زیادی را برای انجام یک کار نکنید.
تعلل: یعنی به تعویق انداختن کارها به این علت که سخت و ناخوشایند به نظر می‌رسند. تنبیه کردن خودتان برای تعلل مشکل را تشدید میکند، بنابراین سعی کنید به علت ریشه‌ای مشکل بپردازید. حتی پیچیده‌ترین طرحها هم اگر به مجموعه‌ای از کارهای کوچک تقسیم شوند، ساده‌تر و قابل کنترل خواهند شد. مانند ساختن یک دیوار، با تمرکز بر چیدن هر آجر در هر مرحله، قبل از آنکه متوجه شوید کل دیوار کامل خواهد شد. هنگامی شروع یک کار حتی اگر حس انجام آن را ندارید، به خودتان بگویید برای ۵ دقیقه به این کار رسیدگی می‌کنم، اما بعد از شروع می‌بینید که تمایلی به کنار گذاشتن کار ندارید.
آیا روشی برای استفاده موثرتر از زمان وجود دارد؟
هنگامی که برنامه‌ای را تنظیم کردید، شیوه‌های تقویتی مثبت می‌تواند شما را برانگیزاند تا کار را به سرانجام برسانید.
• با افرادی که الویت‌ها و هدف‌‌هایی مشابه شما دارند ارتباط برقرار کنید.
• خودتان را با تلقین‌های مثبت و محرک‌های تقویت کننده محصور کنید
• به خودتان پاداش بدهید
• یادداشتی از پیشرفت‌تان نگاه دارید.
احتمال زیادی دارد کار خاصی را چون دوست ندارید به تعویق بیندازید. در صورتی که نمی‌توانید آن را واگذار کنید، بررسی کنید، اگر آن را به تاخیر بیندازید یا اصلا انجام ندهید، چه چیزی را از دست میدهید یا با چه مشکلاتی در آینده روبرو می‌شوید. مزایای انجام کار را با ناخوشایندی حاصل از عدم انجام آن بسنجید.
همه ما دارای چرخههای طبیعی انرژی هستیم که در طول روز کم و زیاد می‌شود. این فراز و نشیب‌ها می‌تواند بر کارایی‌مان تاثیر زیادی داشته باشد.
آیا از چرخههای انرژی‌تان آگاهید؟
حداکثر عملکردتان در صبح است یا بعد از ظهر؟
با این حال همه نمی‌توانند زمان انجام کارهای خاصی را کنترل کنند چون الزاما در زمان افت انرژی باید انجام شود. در چنین مواردی استفاده از تقویت‌کننده‌های انرژی مفیدند. درباره آنچه که به شما انرژی می‌دهد فکر کنید و از آنها برای تجدید نیروی فوری بهره گیرید. در افراد مختلف روش‌هایی که موثر است فرق میکند ولی شاید مایل باشید موارد زیر را امتحان کنید:
- حرکت کنید، اگر مغزتان احساس میکند که به استراحت نیاز دارید، بلند شوید و کاری را انجام دهید که شما را به حرکت و استفاده از عضله‌هایتان ملزم میکند. کمی تحرک داشته باشید و در یک جا برای ساعات طولانی بدون حرکت ننشینید.
- چیزی بخورید. غذایی سبک بخورید یا فنجانی قهوه بنوشید. این خوراکی‌ها انرژی مورد نیازتان را تامین میکند.
- موسیقی گوش کنید. چند دقیقه دست از کار بکشید و به آهنگی گوش کنید که آن را آرامش‌بخش می‌یابید.
- استراحت کنید. اکثر افراد افزایش انرژی حاصل از یک استراحت کوتاه را دست کم بگیرند. روزانه حداقل سه نوبت استراحت پنج دقیقه‌ای داشته باشید. چشمان خود را ببندید و چند نفس عمیق بکشید.
- بعد از به پایان رساندن هر کار به سرعت به سراغ کار بعدی نروید و یک وقفه کوتاه مدت برای استراحت جسم و ذهن خود داشته باشید.
در پایان مهم است که ارزش واقعی زمان را درک کنید تا به هیچ وجه حاضر نشوید آن را از دست بدهید. فقط اطلاع از اینکه هر دقیقه وقت تلف شده چقدر قیمت دارد به شما کمک میکند تا مانع را کنار بزنید.
هنگامی که ارزش وقت‌تان را بدانید، تمایل خواهید داشت تا از آن به نحو موثرتری استفاده کنید. داشتن درکی درست از ارزش وقت، کاری ضروری برای مدیریت زمان و برنامه ریزی مطلوب است. مهم است کارهایی را که کمتر از وقت‌تان ارزش دارند حذف یا واگذار کنید. برای اینکه در برنامه ریزی و مدیریت زمان مهارت به دست آورید لازم است که یک تفکر بلند مدت داشته باشید و هر کار را با توجه به مزایا یا معایب بلند مدت آن در برنامه خود بگنجانید.
